اجراء التدقيق الداخلي

•  الهدف:-وضع اجراء لتخطيط وتنفيذ التدقيقات الداخلية لنظام ادارة الجودة للمحافظة عليه وتطويره باستمرار .
•  نطاق العمل (المجال):- جميع الفعاليات ذات الصلة بالجودة في كليات واقسام جامعة الامام جعفر الصادق  .
•  التعاريف:-

• ت	المصطلح	التعريف
  1	التدقيق	عملية نظامية مستقلة وموثقة للحصول على دليل التدقيق وتقييمه بموضوعية لتحديد مدى الايفاء بمعايير التدقيق .
  2	برنامج التدقيق	مجموعة واحدة او اكثر من التدقيقات خططت لغرض وزمن محدد .
  3	معيار التدقيق	مجموعة من سياسات او اجراءات او متطلبات استخدمت كمرجع .
  4	دليل التدقيق	سجلات او نصوص لحقائق او معلومات اخرى ذات صلة بمعيار التدقيق ويمكن اثباتها ممكن ان يكون دليل التدقيق كمياً او نوعياً .
  5	المدقق	شخص لديه الاهلية لانجاز تدقيق ما .
  6	عدم المطابقة	عدم الايفاء بالمتطلب .
  7	الاجراء التصحيحي	اجراء لازالة عدم المطابقة او الحالات غير المرغوب بها .

   

•  المسؤوليات :-

•  وصف الاجراء :ـ

1. يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي باعداد برنامج دوري للتدقيق الداخلي .
2. في حالات خاصة يتم التدقيق خارج نطاق البرنامج الدوري وفي الحالات التالية :

• وجود تعديلات رئيسية على اجراءات او تعليمات العمل .
• شكاوي المستفيدين .
• الافعال التصحيحية او الوقائية .
• افعال طوارئ                       

3. يقوم قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي بأختيار فرق التدقيق 

4.اعلام الجهات او المواقع المشمولة بالتدقيق قبل تنفيذ عمليات التدقيق بعشرة ايام وفقاً لنموذج الاعلام (F-72-02-02-01) .

5.يقوم رئيس فريق التدقيق بوضع خطة التدقيق الداخلي وفقاً لبرنامج التدقيق حسب الاستمارة رقم ((F-72-02-02-02  .

6. يحدد المدققين في اعلامهم اهداف التدقيق والوثائق المطلوب تهيئتها والافراد الذين يتطلب مقابلتهم خلال عملية التدقيق .

7. يقوم المدققون بالاطلاع على الوثائق ذات العلاقة بموضوع التدقيق ومراجعتها وكذلك الاطلاع على التقارير السابقة للتدقيق .

8. تنفيذ التدقيق

• عقد اجتماع افتتاحي مع مسؤولي المواقع المراد تدقيقها لتوضيح اهداف التدقيق وخطته تفصيلياً وان يكون مسؤول الموقع حاضراً ومرافقاً للمدقيقين طيلة تنفيذ عملية التدقيق .
•  اعتماد قوائم الفحص المهيئة مسبقاً لتدقيق استمارة رقم (F-72-02-02-03) .
•  الاطلاع على السجلات والوثائق ذات العلاقة والاجابة على الموضوعات في قوائم الفحص واختيار الادلة الموضوعية ومراجعتها وتقييمها لتأكيد حالات عدم المطابقة وذكر اسبابها والادلة المؤكدة لها .
•  يقوم المدقق بكتابة الجزء الاول من تقرير التدقيق الداخلي وفقاً للنموذج المعتمد (F-72-02-02-04) .

9. عند تحديد حالات عدم المطابقة يتم طلب الاجراء التصحيحي .

•  يتابع المدقق الاجراءات التصحيحية نموذج رقم (F-72-02-02-05) المتخذة والمنفذة ويتأكد من ازالة اسباب عدم المطابقة والاجراءات المتخذة لضمان عدم تكرارها .
•  يوثق المدقق كافة البيانات في تقرير التدقيق الداخلي وغلق التقرير والمصادقة عليه وارساله الى قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي .
•  في حالة عدم قبول قسم ضمان الجودة والاداء الجامعي الاجراء التصحيحي المتخذ يتم اعلام المدقق ومسؤول الموقع المدقق عليه والطلب باتخاذ الاجراءات المناسبة لضمان تحقيق المطابقة وعدم تكرار عدم المطابقة .
• يتم اللجوء الى رئيس الجامعة في حالة عدم حدوث اتفاق على الاجراءات التصحيحية وبالامكان تشكيل لجنة لدراسة الحل واتخاذ القرار بشأنها .

10.لرسوم التوضيحية (Flow Chart) :- ويتم هنا توثيق الاجراء في مخطط انسيابي يوضح سير العملية

• نموذج رقم 1اعلام المدقق الداخلي
• نموذج رقم 2خطة التدقيق الداخلي
• نموذج رقم 3قائمة فحص التدقيق الداخلي
• نموذج رقم 4تقرير تدقيق الجودة
• نموذج رقم 5طلب اجراء تصحيحي