مكتب رئيس الجامعة
نبذة تعريفية:
يتولى مكتب رئيس الجامعة تنفيذ المهام الموكلة اليه من قبل السيد رئيس الجامعة بحكم ارتباطه المباشر معهم، وباعتباره الجهة التنفيذية والتوجيهية يتولى متابعة المخاطبات الرسمية بين رئاسة الجامعة والجهات الرسمية وغير الرسمية
ويحوي على المكاتب التالية :
أ- مدير المكتب
ب- السكرتارية.
أ- مهام مدير المكتب :
1. تنسيق المواعيد الخاصة برئيس الجامعة.
2. تنظيم عمل المكتب وترتيب بيئة العمل.
3. تنظيم دخول العمداء و مدراء الوحدات الإدارية والتدريسيين والموظفين الذين لديهم مداولات مع السيد رئيس الجامعة .
4. متابعة الكتب المهمة المراد إجابتها فورا (المستعجلة) مع وحدات وأقسام الجامعة كافة والكليات التي يشير إليها هامش رئيس الجامعة.
4. التقييم السنوي لموظفي المكتب.
5. تبليغ السادة عمداء الكليات بمواعيد الاجتماعات وتوجيهات السيد رئيس الجامعة ذات الأهمية والتي تتطلب السرعة بإجراء اللازم.
6. تدقيق البريد الداخل والخارج من السيد رئيس الجامعة.
7- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج.
8- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى.
9-الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاري، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
ب_عمل السكرتارية:
1- أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وبريد وأرشفة ملفات.
2- إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.
3- استلام الكتب الوارده من خارج الجامعة وتوثيقها الكترونيا وارسالها حسب العائدية.
4- تصدير الكتب الرسمية وارسالها الى الجهات المعنية ورقياً والكترونياً وحسب الضرورة.
5- الرد على الاستفسارات ومتابعة سير المعاملات الواردة إلى المكتب.
6- السرية التامة.